Como respuesta a la suspensión de validaciones físicas a empresas a consecuencia de la pandemia Covid-19, los especialistas CTPAT han llevado a cabo alrededor de 2,000 validaciones virtuales hasta el 2021.

El tiempo promedio de la duración de las validaciones virtuales es 4 horas o menos para el 65% de las compañías evaluadas, llegando hasta 8 horas para el resto.

Dentro de los principales factores que afectan el tiempo de validación es la preparación y la complejidad de la cadena de suministro en cada empresa, el llenado completo y correcto del cuestionario de seguridad, al igual que las evidencias visuales, que se convierten en la base para que el especialista logre corroborar el cumplimiento de la empresa.

Las empresas que sean seleccionadas para una validación virtual en 2022 serán notificadas a través de un correo electrónico genérico, informándoles que el especialista asignado a su cuenta se comunicará posteriormente para agendar la sesión o sesiones de validación.

Una vez que se reciba esta notificación, la empresa tendrá una ventana de tiempo para prepararse para la validación virtual.

Los miembros clave de la organización que participan en la cadena de suministros deben de apoyar con las evidencias que les correspondan.

Adicionalmente, se recomienda contar con un representante de alta gerencia en una de las sesiones (a través de un mensaje o video corto) para recalcar el compromiso integral como miembro CTPAT en el mantenimiento de la seguridad dentro de la cadena de suministros.

Una validación virtual exitosa recae principalmente en las siguientes medidas:
• Recolectar la mayor cantidad de evidencias de implementación previo a la validación (fotografías, gráficas, videos, formatos, etc.) y ordenarla de acuerdo con la agenda establecida.
• Designar a un líder que sea el enlace entre el especialista y los demás miembros de la empresa.
• Almacenar la información a través de un sistema automatizado de mantenimiento de registros o dispositivos de almacenamiento portátiles USB encriptados (como Iron Key).
• Definir la plataforma de conferencias virtuales que se utilizará para la sesión, donde cada participante se conecte a través de su propio equipo de cómputo.
• Verificar que se cuenta con la documentación en formato digital y de fácil acceso.
• Contar con un plan de respaldo en caso en caso de presentarse un problema en la señal, conexión lenta o pérdida de electricidad en la sesión.
• Realizar una validación de ensayo con el equipo para probar funciones como compartir pantalla, envío de documentos y entrada a la sesión.
Las empresas que lleven a cabo una validación virtual deben de estar preparadas para contar con un video que sirva como recorrido virtual de las instalaciones, incluyendo las zonas de mayor riesgo, tales como el perímetro, casetas de entrada y salida, zona de carga/descarga, estacionamientos, monitoreo de cámaras de seguridad, etc.

En este video también pueden incluirse la utilización de herramientas de acceso (tarjetas llave, biométricos, gafetes) para entrar a zonas restringidas.

De igual forma, el programa ha realizado cambios importantes a los Criterios Mínimos de Seguridad recientemente, el más notable siendo la inclusión de tres nuevos Criterios: Seguridad Agrícola, Seguridad Cibernética y Visión de Seguridad y Responsabilidad. Adicional a esto, se hicieron alrededor de 150 cambios al cuestionario de seguridad en todos los estándares, incrementando los requerimientos obligatorios (Must) y disminuyendo los lineamientos sugeridos (Should).

Durante las validaciones virtuales, las empresas deben presentar evidencia del cumplimiento en estos tres nuevos criterios, por lo que se sugiere corroborar que se han realizado las actualizaciones necesarias a los procedimientos y formatos aplicables.

De acuerdo con conversaciones con oficiales del programa CTPAT, las validaciones de primera vez seguirán siendo físicas, mientras que las validaciones de seguimiento continuarán siendo virtuales en el futuro inmediato. Sin embargo, hoy en día no se han reanudado las visitas físicas a las empresas para las validaciones de primera vez, ni se cuenta con una fecha estimada para que se lleven a cabo.

Por tanto, es de vital importancia que las empresas pendientes de realizar su validación de seguimiento cuenten con la preparación correcta para realizarla de manera virtual con su especialista CTPAT.

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