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La tecnica del pomodoro Il webinar che diventa un webcast!
Estratto dal webinar d'azione Amministratore Crescente
Estratto dal webinar d'azione Amministratore Crescente
30 NOV 2020 · SE PREFERISCI LEGGERE IL PODCAST TRASCRITTO ✍️
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Vediamo invece un sistema fatto bene debba contenere la regola dei quattro setacci o il metodo 4D che è la stessa cosa o il diagramma Covey su internet lo trovate nominato in diversi modi ma è sempre la stessa cosa. Quindi se voi non avete un sistema digitalizzato va bene vi fate il quadrante il quadrante adesso, addirittura c'è un'altra sotto regola che se un'attività può essere evasa in 2 minuti non registrarla se è superiore ai 2 minuti registrala ma se non è importante non urgente abbandonalo, cestinalo e quindi dico non è che tutte le attività di nuove devono essere fatte. Personalmente ho ritenuto opportuno dopo una grande analisi dei sistemi digitali che dando priorità in modo giusto ai compiti giusti si recupera tantissimo tempo per se stessi e per i propri cari e questo sicuramente è un aspetto importante e addirittura un'attività di quella dell'amministrazione di condominio organizzata bene può essere non solo produttiva ma anche perché ad un certo punto ti rendi conto che la variabile del successo che l'amministratore di condomini e contenuta in gran parte nella produttività quindi se la gestisce beni in termini di processi e quindi in termini di efficacia ed efficienza quindi di produttività diventa anche divertente. Io personalmente utilizzo praticamente asana per portare avanti anche 4.500 task che sono attività feci uno screenshot e mi sembra il mese scorso e lo costante dell'amministratore crescente la si diceva 4.500 task, 18 squadre di lavoro ma siamo sempre quattro persone però poi ogni squadra ha anche diversi progetti ma semine mi dice ma anche chi nell'ultimo mese non ha libertà l'iter avvicinato a qualche il progetto va bene. Bisogna comunque cominciare da qualche parte e chi come voi una lotta che ha scelto come iniziare sicuramente deve avere una visione chiara delle attività da fare e io quindi dico sempre che se ognuno di voi ha più di tre attività da fare, ha più di tre unità significativa che non ha priorità e questo lo dico io ma in verità lo dice praticamente collins, esperto di produttività, dice che se hai più di tre priorità in maggior massificati un ampio quindi tecnicamente bisogna iniziare questo tipo di atteggiamento ci concentriamo su ciò che è veramente importante essenziale.
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Consapevolezza interiore, dovete fermarvi, come dico io, fermati e riflett, vi dovete fermare, quello che faccio è più importante di come lo faccio, dicevo a Michele fermati, metti da parte sta roba non correre più dietro sta roba, fermiamoci e riflettiamo, un altro errore meno comune avviene perché non si è compreso proprio il significato di produttività e cos'è questa parola questa perfetta sconosciuta. La produttività appartiene allo stile di vita che ti permette praticamente di vivere uno stile di vita adeguato che comprende proprio l'ottenimento di un risultato semplice e che è ottenere una qualificazione ottimale della tua produzione.
Devi intervenire sul tuo stile di vita probabilmente, devi uscire fuori da questo luogo comune svolgendo più lavoro sono più produttivo, ho fatto tanto lavoro, ma dove sei arrivato? Qual è l'obiettivo? Il segreto e ragazzi qui da Stephen Covey, voglio dire se qualcuno di voi lo segue, i sette pilastri del successo, autore di diversi bestseller, dice: "Non bisogna dare le priorità alle cose che hai programmato ma impara a programmare e quindi prima a riconoscere le priorità", quindi come vedete non è un discorso di fare le giuste cose ma è di fare le cose nel modo giusto, quello che accadeva prima in un'esperienza personale negativa è quella di fare prima le cose giuste, per fare le giuste cose qui nessuno è attento più quello che poi fate quello che vi facciamo ma lo facciamo nell'ordine giusto? E' quello il processo da seguire? Sono quelle le priorità? Bisogna imparare ad essere efficaci ed efficienti per essere produttivi e Peter Duca è un consulente famoso di management dice: "Ma che cos'è l'efficienza? L'efficienza è fare le cose nel modo giusto, l'efficacia significa fare le giuste cose".
Quindi mettendo insieme questi due elementi, allora noi riusciamo anche a definire la produttività e stamattina comunque lo faremo insieme é importante riassumere un attimo una la definizione di produttività perché se riuscite a comprenderla a a capirla bene ed io farò il possibile per trasferirvela.
Su cosa si fonda la produttività? Essenzialmente si fonda su tre pilastri: tempo, energia e attenzione.
Chi mi ha seguito prima dell'estate lo sa, chi mi segue da tempo lo sa, efficienza ed efficacia, se potessimo rappresentarla proprio materialmente questa produttività, tempo energie e attenzione e li facciamo lavorare insieme, da un lato possiamo avere l'efficienza che mira all'obiettivo, cosa devo fare, dall'altro lato in efficacia, come lo devo fare, quindi le priorità, il processo, ho l'obiettivo ma per arrivarci c'è il processo; è chiaro che nel processo so dall'idea e l'obiettivo devo essere efficiente, devo trovare una strada, come ci arrivo, con il tempo, con la mia forza energetica e la mia attenzione.
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Tuttavia seppur ci impegnassimo così tanto con tutto il pomodoro di questo mondo o che ne so quelli della puglia che pure sono buoni, alla fine ragazzi andiamo in una triste realtà perché siamo nella società della distrazione come ho detto prima cerca di catturare la nostra attenzione, per chi fa project management è ormai lo conosco pure io il tempo di produzione si è ridotto drasticamente negli ultimi dieci anni, quindi la domanda ma la tecnologia ci sta aiutando oggi o sta sgrumando perché la gente perde tempo per rispondere a e-mail, oggi potremmo dire anche rispondere WhatsApp o ai messaggi di Telegram o di sera sulla pagina Facebook, si perde il 20% per trovare le informazioni dove stanno sia in digitali ma anche quando dobbiamo le carte all'interno degli uffici e poi si perde il 14% del tempo per comunicare con i collaboratori, se tutto questo tempo lo togliamo a una giornata tecnicamente rimane soltanto il 39% delle ore lavorative effettive e quindi su una giornata di 10 ore quale può essere quella dell'amministratore di condominio ne lavoriamo solo 4 e se ci mettiamo anche le interferenze da notifiche c'e rischio che quelle 4 diventano 2 e mezzo. Io non so se voi siete mai andati nel vostro smartphone a vedere i dati di utilizzo di quante volte lo schermo in una giornata si attiva con quante notifiche ricevete, se avete un iPhone è abbastanza facile avere dati di utilizzo ogni settimana e poi manderà il resoconto, su Android non lo so perché non telefono Android in azione, ma sarà la stessa cosa, ma vi posso dire che parliamo di attivazione schermo che va dalle 200 alle 300 volte al giorno, considerate se solo voi avete guardato quello schermo 200 volte sia ritenuti a tutta la vostra attività per 7 secondi avete interrotto per 1400 secondi e 1400 secondi non sono pochi se considerate che 10 minuti praticamente sono 600 secondi, avete perso la prima mezz'ora soltanto a guardare il vostro schermo, dopo di che dovete riprendere l'attività che stavate facendo. Normalmente per ricominciare perdete 30 secondi e se lo fate per 200 volte sono praticamente 30 secondi per 200 volte sono 6000 secondi, non sono pochi, se volete che continui all'infinito vi faccio vedere dove sa il vostro tempo, nelle interruzioni, nelle interruzioni 6000 secondi sono tanti soltanto per riprendere il vostro lavoro e se state facendo un lavoro complesso tipo la rendicontazione, un bilancio o si è bloccato un pagamento tramite portale altro che 30 secondi c'è la pagina web e logica che passano 2 minuti moltiplicato per N volte, altro che i due ore e mezzo al giorno lavoriamo, ma dobbiamo fare veramente attenzione viviamo nella realtà della distrazione. Quindi attenzione, non entriamo nella trappola comune: la velocità, faccio di più, credo di essere più produttivo, sappiate che solo il 20% delle azioni produrranno i risultati, gran parte dei nostri risultati. Infatti lo stesso pronti e via non è mai frutto del caso, è sempre il risultato di un impegno, fatto all'eccellenza, all'organizzazione intelligente, senza sforzi mirati. Voi potete impegnarvi quanto volete, lavorate di più, fate anche i turni notturni ma se non c'è organizzazione intelligente, se non allontaniamo il telefono, se non ripuliamo l'ambiente, se non eliminiamo le interferenze familiari, non familiari, professionali, sento di amministratori che ricevono i fornitori a tutte le ore, assolutamente un giorno al mese, un'ora al mese, non riceviamo, facciamo il bonifico.
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L'obiettivo principale numero uno della tecnica del popolo è scoprire quanto sforzo richiede un attività, il pomodoro tradizionale dura 30 minuti, 25 minuti di lavoro e 5 di pausa, all'inizio di ogni giornata scegliete le attività che volete svolgere traendone dal foglio magazzino di attività, disponetele in ordine di priorità e scrivetele sono solite da fare opere ci facciamo un articolo blog che gli spacchi e vediamo di settare il pomodoro, revisionare articolo per blog, sintetizzare articolo però comincia la ricerca insieme facciamo cinque articoli impostiamo il timer 25 minuti, siamo una prima attività elencate nel foglio da fare oggi, un pomodoro non può essere interrotto, rappresenta 25 minuti di lavoro puro, ecco qui bisogna andare come dico io, non so se vuoi le fate queste cose, ma oggi al telefono e non disturbare ci sono delle app serie che bloccano tutto il desktop, tutte le notifiche, non ti distrai nemmeno se viene il terremoto.
Il pomodoro può essere usato anche per i social, mi faccio un pomodoro per il social 25 minuti, sui social consiglio solo come un medico, mi sembra due volte al giorno 15 minuti a pranzo e 15 minuti a cena sono gli orari più forti del social, 12:00 - 12:15, 21 - 21:15 stop. Il social è da prendere con le dovute cautele, oggi il social è anche uno strumento di lavoro per prendere contatti e condomini, assolutamente questo ormai è riconosciuto già da sette anni però c'è sempre una produttività da svolgere. Se un pomodoro viene interrotto deve essere considerare nullo come se non fosse mai stato impostato e si deve ricominciare da capo, attenzione questa è una piccola impostazione di scena. Quando il pomodoro suona segnate con una X accanto all'attività svolta e fate una pausa di tre o cinque minuti, ragazzi paradossalmente la produttività aumenta se fate più pausa, però il pomodoro deve essere fatto bene. Il trillo del pomodoro, sancisce la fine perentoria ma temporanea dell'attività imposta, non potete continuare a lavorare, solo per qualche minuto neanche se siete convinti che in quei pochi minuti c'era completate le attività stacca paradossalmente con questo esercizio producete maggio di più. La pausa di tre o cinque minuti da il tempo necessario per scollegati dal lavoro, questo permette alla vostra attenzione con questo passaggio di assimilare ciò che ha appreso negli ultimi 25 e inoltre ci dà la possibilità di fare qualcosa di positivo per la nostra salute che ci aiuterà a dare il meglio nel corso del modo successivo ed fondamentale durante questa pausa e non è consigliabile impegnarsi in attività che richiedono uno sforzo mentale, tipo e-mail importanti, telefonate urgenti, discussioni di lavoro, rischiereste di ostacolare il processo mentale e costruttivo che serve per essere pronti all'inizio del pomodoro successivo. Quindi molto importante se lavoriamo con questi blocchi da 25 minuti e 5 di pausa, non ci sogniamo di fare altre attività di 5 minuti perché non solo non ci fanno staccare e non ci fanno memorizzare l'attività già fatta ma inseriamo nella testa nuove informazioni che sono distanti dal flusso dell'attività stabilità in tre pomodori, 4 pomodori, questo è fondamentale.
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Detto questo spero che fin qui sia tutto chiaro, il pomodoro detto prima è un timer da cucina, posso utilizzare il telefonino? Io dello sconsiglio, nulla di digitale. Che cos'è poi il foglio? Un foglio da fare oggi prendi proprio carta e penna e alla fine praticamente se hai il pomodoro, hai il foglio già se ci sono queste due cose, metti la data e le cose da fare nel corso della giornata in ordine di priorità. Cosa veramente molto semplice, dedica una sessione proprio a parte per le attività impreviste e urgenti in cui elenca l'eventuale incombenze che si presentino senza preavviso e che potrebbero modificare il programma della giornata, attenzione non dobbiamo aspettare le emergenze, hai previsto la criticità se ti arriva ma tutto sommato se non ti arriva ti fai la registrazione delle fatture. Una di quelle attività magari molto alla fine della giornata che l'energia è scesa non c'è bisogno di una grande concentrazione. Cosa serve ancora per la tecnica del pomodoro? Un foglio magazzino di attività, quindi il pomodoro serve sempre e poi un foglio da fare oggi è un foglio magazzino di attività che comprende un'intestazione sempre tua con il nome più può un certo numero di righe adesso a scegliere i modelli in cui elenca attività al man mano che si presenta a fine giornata e quelle completate benino sfruttate.
Fate a meno delle applicazioni che ci sono su telefoni, di tutte le piattaforme digitali, all'inizio dovete farlo con carta e penna, poi dopo la digitalizzazione ci deve aiutare non ci deve confondere perché nella digitalizzazione spesso si verifica la frammentazione dell'informazione e se lavori un team è la fine se prima non hai creato le procedure.
Quindi un certo numero di righe in cui elencare le varie attività man mano che si presentano, poi andiamo a spuntare, un foglio registrazioni e un'insieme dei dati grezzi necessari per produrre rapporti e grafici precisi, a seconda degli obiettivi può contenere diversi tipi di caselle, normalmente questo foglio includerà la descrizione e il numero di pomodori necessari per portare a termine un attività viene aggiornato almeno una volta al giorno.
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La tecnica del pomodoro la possiamo riassumere in cinque fasi: la qualificazione, la rivelazione, la registrazione, l'elaborazione e la visualizzazione e quindi sulla pianificazione è importante comprendere quanti di voi lo fanno e poi rilievi, io faccio fare sempre un esercizio che si chiama lo specchio del tempo ai miei partecipanti dei corsi avanzati, perché la rivelazione, nella rilevazione da proprio la consapevolezza e chiara e scocciante lo so ma lo dovete fare per 66 giorni 70 chi è più bravo dal punto di vista di una mente plastica che memorizza più velocemente lo deve fare 21 giorni, 28 giorni questo è il ciclo per prendere l'abitudine, per l'attenzione è facile prendere la sveglia al mattino alle 6 ma è anche facile perdere l' abitudine questo è il problema della nostra mente, quindi esistono milioni di tecniche, dal pomodoro al time blocking, io non faccio il pomodoro faccio il time blocking con sessioni da 90 minuti, però mi rendo conto che la partenza migliore per chi comincia è forse la tecnica del pomodoro. Perché un pomodoro e non il timer sul telefonino? Il telefonino crea problemi meglio un pomodoro che gira. Quindi voglio fare una domanda, quanto tempo settimanale dedichi alla pianificazione ecco questa è una risposta che io voglio sapere. La pianificazione settimanale considerate che ad un certo punto della settimana vi fermate finalmente siete voi il vostro studio o nello studio di casa prima di andare via il venerdì, ognuno ha le sue abitudini, io sconsiglio di pianificare il Lunedì mattina, ma di avere già qualcosa pronto.
Una pianificazione settimanale buona con un focus sulle attività pianificate può arrivare anche a 4 ore a settimana, sembra un lavoro inutile paradossalmente ma state recuperando un mucchio di ore enorme.
Un'altra domanda che viene, sulla base delle pianificazioni settimane a questo punto quanto dedichi alla pianificazione giornaliera perché se 5-6 di voi dedicano anche più di tre ore e ci si può arrivare anche a quattro ma dal punto di vista giornaliero che fate, vi basate su quella settimanale o ci sono delle revisioni? Questa è importantissima perché durante la quotidianità ci sono i problemi che andremo a trattare in queste cinque casi.
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Su cosa si basa la tecnica del pomodoro? Un modo diverso di vedere il tempo, ragazzi il tempo oggettivamente è uguale per tutti, abbiamo una giornata di 24 ore ma il problema è come percepire il tempo, vedete spesso quando in giro per il mondo ed internet ne è pieno, si parla di gestione del tempo bene ma il tempo non lo possiamo gestire perché quello va da solo, ma è la gestione dell'attività del tempo questa importante e ovviamente è la gestione delle attività del tempo quindi iniziamo a comprendere non ci focalizziamo in più sul divenire e quindi in questo caso iniziano a ridurre in ansia. C'è stato un problema d'ansia che ho gestito con Michela la moglie di Roberto che doveva gestire l'arretrato, io gli ho dato una piccola informazione per gestire arretrato e un'informazione di otto giorni, lei ha preso alla lettera il mio consiglio ed è finito un arretrato che se lo stava portando indietro da cinque mesi; il problema è vedere la produttività da un altro punto di vista, è chiaro che come può vederlo da fuori chi è dentro non riesce allo stesso modo. Lo stesso dico ai miei studenti che non sono studenti, sono dei partecipanti dei master perché siamo tutti studenti se tutti maestri ed allievi nello stesso momento, dico sempre prestiamoci ad una crescita continua per andare avanti ma cosa fondamentale difficilmente il singolo soggetto compreso me riesce a vedersi nel suo lavoro e si deve far dare una mano dall'esterno, io sono il primo e ho fatto un post su facebook che ha due coach uno per ilife e uno per il business perché nel business c'è la componente life c'è la persona, se la persona non è in equilibrio con se stesso il lavoro non viene fuori bene, se il lavoro continua ad andare male il viso nel sulla gestione dei condomini il vostro studio però riportate nella vita privata questo è un grave problema e rimbalzate dentro, rimbalzate dentro la ruota del criceto famoso, la fase che ci che gira, è proprio questo lavorare nel business quotidianamente tanto e avendo l'atteggiamento del pompiere e gestendo l'emergenza piuttosto che fermarsi un attimo e dire: "Ma io questo problema come lo posso risolvere e quindi divento un coach di me stesso più difficile è effettivamente o dico ad un amico di responsabilità: "Ma secondo te come posso risolvere questo problema?", questo è quello che non faccia vera importante. quindi se già abbiamo un modo diverso di vedere il tempo può iniziare a ridurre l'ansia e anche l'ansia è un pensiero essenzialmente che può avere una natura interna, esterna esogena o endogena che
si ripercuote sulle essere umano, stiamo anche preparando un webinar sulla gestione dell'ansia dovrebbe uscire per il 2020, ma la tecnica del pomodoro ci dà anche la possibilità di avere un uso più efficace delle facoltà mentali, la mente ce la ritroviamo un pochettino da per tutto, è la mente che stabilisce e tradisce a volte nei nostri confronti faccio l'esempio della dieta di cui io stabilisco e tradisco a volte tengo fino alla domenica poi qualche effetto sensoriale mi frega, il dolcino domenicale ci frega, magari diciamo è solo un dolcino ma poi ti frega quei 300 grammi che hai perso per tutta la settimana, la mente tradisce bisogna fare attenzione.
Quindi acquisendo una grande consapevolezza e favoriamo l'apprendimento in che modo verrà utilizzato lo strumento della tecnica del pomodoro. L'impiego di strumenti facili da utilizzare è un aspetto fondamentale perché paradossalmente è il successo, la produttività sta nella semplicità. Se vi sforzate a complicare i sistemi ed io lo facevo, oggi ho semplificato tantissimo e nella semplicità si vince.
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Partiamo subito, produttività crescente plus, qualcosa in più rispetto all'anno scorso e a prima dell'estate. Allora cosa andremo a vedere oggi, una cosa molto semplice e abbastanza conosciuta però poco usata: "la tecnica del pomodoro". Vedremo il segreto della produttività, qualcuno di voi che mi segue già conosce i criteri e la formula della produttività e come lavorare in modo giusto alle cose giuste, io che cosa facevo in passato lavorato praticamente anche in modo giusto ma lavoravo alle cose sbagliate o sbagliamo il processo, questo è stato uno dei miei più grandi problemi per cui diversi progetti poi non hanno visto la luce e sono costanti sia in termini economici che in termini poi ti energetiche o tantissimo fino nati a creare qualche disagio nella sfera salutare. La tecnica del pomodoro, vedete c'è la figura del pomodoro quello è un timer magari qualcuno di voi ce l'ha in cucina chi non è ancora sposato può vedere la mamma, i genitori, le massaie che hanno quel pomodorino, quelle è un timer praticamente. Che cosa serve, è uno strumento che serve per incrementare la produttività essenzialmente, per avere risultati stabiliti in un certo tempo, per alleviare l'ansia legata al divenire, uno dei primi problemi che noi abbiamo è vivere nel futuro, spesso noi pensiamo sempre al futuro, ci sono due tipi di persone c'è chi vive sempre nel futuro verso gli obiettivi ma con la testa solo sull'obiettivo e c'è chi invece resta nel passato, ma entrambe le due situazioni mentalmente non sono ottimali perché il passato è andato non c'è più, il futuro praticamente è qualcosa che deve ancora accadere ma viverlo prima che accade è un grande disagio. Migliorare la concentrazione eliminando le interruzioni e qui qualcuno mi ha sentito spesso parlare di ambiente protetto, negli ultimi 18 mesi sono riuscito a togliere completamente il telefonino nelle fasce orarie lavorative, il telefonino è aperto soltanto dalle 16:30 alle 18:30 per il resto è sempre in modalità non disturbare, questo per me è stato diciamo un grande risultato ovviamente quella modalità viene agganciata ad un sistema di verifica fatta a fasce ogni 90 minuti, solo i per i miei familiari resto reperibile. Migliorare la concentrazione eliminando le interruzioni.
Stamattina vedo in chat Roberto e Michela, ecco con Roberto stiamo facendo un lavoro proprio sull'ambiente delle interferenze.
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Questo è in verità un webinar che è nato a Luglio del 2018 dopo la mia parentesi personale. Qualcuno che mi segue da più tempo lo sa, ho dovuto riprendere le redini ma della mia vita e ricominciando praticamente da capo mi sono messo sul sentiero della produttività. Uno dei miei problemi per cui poi ho avuto una vicenda personale travagliata era proprio una produttività errata, una grande mole di idee continue che vi si presentavano nella mia testa ed era difficile proprio stare dietro queste. I dottori la chiamava una forte ideo rea e praticamente o con l'aiuto medico o lavorato su me stesso accedendo alle regole principali basilare della produttività sono riuscito ad entrare dentro e ad avere grossi benefici ed è diventato un webinar l'anno scorso e quindi una prima sperimentazione fosse anche troppo pesante all'epoca e poi pian pianino ho affinato la tecnica per semplificarlo a presentarlo meglio. La cosa simpatica di questo webinar posto l'anno scorso è scoprire poiché alcuni colleghi amministratori hanno fatto tesoro di quelle poche e piccole informazioni che furono condivise a Luglio dell'anno scorso. L'abbiamo riproposto a marzo in versione ridotta, proprio perchè prima dell'estate la produttività cala, in versione prima parte, oggi andremo a vedere l'altra parte la parte u pochettino più pratica. Allora se vi sentite e mi vedete bene io aprirei comunque le slide di accompagnamento, abbiamo cercato un pochettino di semplificare le spiego un pò come funziona questo webinar. Abbia fatto una parte essenzialmente teorica ma in se già abbastanza pratica e una seconda parte dove ci sposteremo, per chi vuole stare con noi sempre , dove andremo a costruire un piccolo workflow ovvero in corso di processo un flusso di lavoro classico per l'amministratore di condominio. Se ci spostiamo nell'altra console di meeting quella delle riunioni e siamo più persone addirittura potremmo fare più stanze di lavoro e poi incontrarci alla fine con il lavoro svolto quindi per chi resta fino alla fine. Sicuramente c'è un esercizio molto simpatico da fare in team collaboration. Uno dei problemi più grossi che abbiamo noi amministratori ma in generare tutte le aziende è proprio quella di collaborare per bene con il team perché spesso le informazioni sono divise male e ognuno ha il suo modo di lavorare; se non ci sono procedure, se non c'è un workflow esatto, se non ci sono dei processi finiti ovviamente le problematiche emergono e aumenta anche il rischio degli errori.
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| Author | Paolo Cesareo |
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